Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture

Dal 01/01/2019 entrerà in vigore l’obbligo di emissione della fatture in formato elettronico ed il relativo obbligo di conservazione sempre in formato elettronico.

Questa nuova normativa è indirizzata a tutti i titolari di partita IVA per quanto riguarda l’emissione delle fatture attive e la ricezione delle passive, ed anche ai privati per quanto invece riguarda la ricezione delle fatture passive.

Ciò significa che chiunque emetta fattura verso titolari di partita IVA (btb) o verso privati (btc) dovrà farlo esclusivamente in formato elettronico (unici esonerati dall’obbligo di emettere fattura elettronica sono coloro che si avvalgono di uno dei regimi di favore in vigore: regime dei minimi – regime forfettario) e che chiunque debba ricevere una fattura la riceverà esclusivamente in formato elettronico.

La rivoluzione informatica in atto impone ai professionisti e alle imprese di adeguare i propri sistemi informatici.

A tal proposito, le scelte alternative che si possono attuare sono due:

• Acquistare un software fornito da una delle tante società che si occupa di fornire il servizio di fatturazione e conservazione delle fatture;

• Servirsi dei prodotti gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

PRIMA OPZIONE.

La prima opzione è consigliata a tutti i professionisti/ditte/società che già utilizzano all’interno della propria azienda un software gestionale (che sia di sola predisposizione delle fatture nell’attuale formato cartaceo, o anche di contabilità interna) e a cui la casa fornitrice dello stesso sia in grado di mettere a disposizione semplicemente un programma integrativo.

Questa soluzione comporterà un costo aggiuntivo ma ha il vantaggio di esonerare il professionista o l’impresa da ulteriori incombenti rispetto a quelli attualmente esistenti: infatti, sarà sufficiente predisporre le fatture verso i clienti con le stesse modalità sinora seguite, con l’unica variante che non saranno stampate ma inviate direttamente al sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate e conservate in formato digitale.

L’unica accortezza sarà quella di chiedere la garanzia della gestione integrale del ciclo attivo e passivo di fatturazione, quindi il programma dovrà fornire il servizio di emissione delle fatture attive, di acquisizione delle fatture di acquisto e il servizio di conservazione delle stesse.

Ovviamente ci si può anche servire di produttori (ad esempio Aruba, Agyo, LegalInvoice, etc.) che forniscono un servizio esterno, non integrato con il proprio gestionale, quindi ogni volta che si dovrà emettere una fattura ci si dovrà connettere al relativo servizio, a prescindere dal proprio gestionale (questo è ad esempio il caso di chi già da tempo emette le fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione, ma che dal 01/01/2019 dovrà emetterle in questo stesso formato verso tutti i clienti).

La soluzione sopra illustrata è l’unica percorribile da chi svolge attività commerciale o presta servizi con emissione quotidiana di fatture (commercio al dettaglio o all’ingrosso – somministrazione – attività ricettiva), mentre chi – pur esercitando queste attività –  ha una frequenza saltuaria di fatturazione perché in linea di massima emette scontrini o ricevute fiscali e solo raramente su richiesta del cliente emette fatture, potrebbe comunque avvalersi di servizi di cui sopra o di quelli di cui al successivo punto messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

ATTENZIONE: al momento della redazione del presente articolo, ovvero novembre 2018, non sono ancora pervenuti dall’Agenzia delle Entrate chiarimenti relativi ad un punto cruciale, ovvero se con la fattura elettronica sparirà la fattura accompagnatoria delle merci (quindi nel momento in cui la merce esce dal negozio/magazzino, dovrà essere garantita l’emissione di un DDT; pertanto, il software acquistato dovrà essere in grado di garantire emissione contemporanea di fattura elettronica/DDT e conservazione di entrambi, e sulla fattura elettronica dovranno esserci gli estremi del DDT). Il dubbio nasce dalla norma che sancisce le fatture cartacee come non valide ai fini fiscali, non è chiaro pertanto se si possa continuare ad emettere le fatture accompagnatorie.

Nell’ipotesi in esame, in cui ci si avvale di un fornitore che gestisce tutto il ciclo attivo (fatture emesse) e passivo (fatture ricevute) della fatturazione elettronica, lo stesso fornirà anche il “Codice Destinatario”, che va inserito nella documentazione (carta intestata, lettere, etc.) e comunicato ai fornitori.

Alla fase di emissione ed acquisizione delle fatture, segue necessariamente quella di trasmissione dei documenti al Commercialista per la contabilizzazione: in base alla periodicità delle liquidazioni IVA (mensili/trimestrali), occorrerà trasmettere, via PEC e all’indirizzo che sarà comunicato, i file XML prodotti dal software sia per le fatture attive che per le passive. Questo invio dovrà essere unico e dovrà avvenire nei primi giorni immediatamente successivi al periodo di competenza della liquidazione.

Ovviamente, è possibile anche acquistare un servizio messo a disposizione dallo studio del Commercialista nel qual caso, trattandosi di un software collegato allo studio, sarà possibile saltare l’ultimo passaggio di invio periodico delle fatture che potranno essere prelevate direttamente dal professionista (sia quelle emesse e sia quelle ricevute).

SECONDA OPZIONE.

La seconda opzione, ovvero quella di avvalersi dei prodotti gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, è sicuramente consigliata a tutte quelle realtà aziendali in cui vengono emesse poche fatture  o fatture ricorrenti (ad esempio locazioni).

Si riporta di seguito il link al vademecum predisposto dall’Agenzia delle Entrate, che illustra in maniera esaustiva tutte le procedure da eseguire senza possibilità di incorrere in errori:

VADEMECUM AGENZIA DELLE ENTRATE

Come sottolineato nel vademecum, condizione necessaria all’utilizzo di questo servizio (ma assolutamente d’obbligo anche nel caso di cui al punto 1), è disporre di “FiscOnLine”, per il cui accreditamento ed accesso si deve accedere al sito http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/portal/entrate/home  e seguire le istruzioni che si trovano in alto a destra cliccando su “Area Riservata”.

Seguendo questa opzione, si andranno a registrare nel cassetto fiscale o il “Codice Destinatario” che l’Agenzia delle Entrate fornirà o la PEC di cui ormai tutti dispongono, che sarà l’indirizzo a cui perverranno tutte le fatture di acquisto.

Per quanto riguarda poi la trasmissione a delle fatture al Commercialista ai fini della liquidazione IVA, la procedura è la medesima illustrata nel punto precedente.

ADEMPIMENTI PRELIMINARI NECESSARI IN ENTRAMBE LE OPZIONI DI CUI SOPRA:

– si deve obbligatoriamente disporre di un PC e di una connessione Internet;

– si deve possedere la PEC e/o il  “Codice Destinatario”: entrambe queste informazioni sarà poi opportuno riportarle sulla propria carta intestata ed a propria volta ottenerle dai clienti; se il cliente è un privato, quindi non titolare di partita IVA e di “Codice Destinatario”, al posto di questo si inseriranno 7 zeri, i.e “0000000”;

Inoltre, per coloro i quali ad oggi, in concomitanza dell’emissione della fattura, battono anche lo scontrino, si consiglia a decorrere dal 01/01/2019 di emettere solo la fattura per una migliore contabilizzazione delle operazioni attive, per le quali si terrà quindi un registro fatture ed uno corrispettivi.

Si ricorda altresì a coloro che sulla fattura cartacea appongono attualmente la marca da bollo (locazioni, prestazioni esenti etc) che l’obbligo di fatturazione elettronica porta con sé anche l’obbligo di assolvere all’imposta di bollo in modo virtuale.

A tal fine è necessario provvedere preventivamente a richiedere all’Agenzia delle Entrate l’autorizzazione ad assolvere virtualmente tale imposta, successivamente, entro il mese di gennaio di ogni anno, si dovrà comunicare all’Agenzia delle Entrate l’importo dei bolli apposti sulle fatture ed entro 120 giorni si provvederà al pagamento di tale imposta con F24.

Ovviamente, vale la pena di sottolineare che a decorrere dal 1 gennaio 2019 le fatture cartacee non avranno più alcuna validità fiscale.

Solo nei confronti dei privati che difficilmente disporranno di un “Codice Destinatario” (PEC/codice identificativo) sarà possibile rilasciare fattura cartacea con apposta la dicitura “Copia di cortesia conforme alla fattura elettronica inviata allo SdI”

Dott.ssa Lara Cacciamani